Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist eine beliebte Methode, um Prozesse in einem Unternehmen zu implementieren.
Bei der Verwendung von Tools wie z. BPMS, welche speziell für die Automatisierung von Geschäftsprozessen entwickelt wurden, müssen bestimmte Schritte befolgt und ausgeführt werden. Im Folgenden werden wir diese Schritte einmal genauer erläutern, um herauszufinden wie sich Geschäftsprozesse effektiv automatisieren lassen.
Erstellung von Schnittstellenprototypen
In ersten Schritt geht es um die Erstellung von Bildschirmlayouts, die denjenigen ähneln, welche wir nach Abschluss der Automatisierung anstreben.
Dabei wird festgelegt, wie die Formeln, die als Leitfaden für die menschliche Ausführung dienen sollen, am besten integriert werden können. Durch die Definition der Interaktionspunkte, des Prozessdiagramms, des Datenflusses und des Standardlayouts muss sichergestellt werden, dass der Prozess gemäß seiner Beschreibung ausgeführt wird.
Integrationen erstellen
In diesem Schritt integrieren wir die Datenbanken und Systeme, die im Prozess verwendet werden, entsprechend der Definition im Prozessdesign.
Anwendung der Regeln
Regeln ermöglichen die Verringerung von sich wiederholenden Aktivitäten im Prozess. Wenn wir BPMS verwenden, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, ist es möglich, die Anwendung dieser Regeln festzulegen, so dass der Entscheidungsprozess reibungslos abläuft.
Überwachen und vorbereiten mit BAM
Business Activity Monitoring, kurz: BAM, ist einer der Vorteile, die sich aus dem Einsatz von BPMS zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ergeben. Es ermöglicht, Informationen über die Ergebnisse der Prozesse in Echtzeit zu erhalten, die viel einfacher zu analysieren und zu verstehen sind – vor allem durch die Verwendung von Dashboards.
Testphase
In dieser Phase geht es darum, die Prozessausführung zu verfolgen und zu prüfen, ob das erzielte Ergebnis zufriedenstellend ist, wobei die verwendete Technologie, die Tools, die Schnittstelle und der Benutzer integriert werden. Tests mit Anwendern sind von großem Nutzen.
Unterstützter Betrieb
Nach der Homologation tritt der Prozess in die Phase des unterstützten Betriebs ein. Das geschieht mit einer direkten Begleitung, die dem IT-Team hilft, den Prozess zu implementieren, ihn zu überwachen und offene Fragen zu klären.
Fazit
Geschäftsprozesse, wie z. B die automatisierte Vertragsprüfung, lassen sich zwar auch ohne die Hilfe von BPMS-Tools zu automatisieren, aber dies erfordert einen hohen Aufwand, insbesondere von den Mitarbeitern. Viel zuverlässiger ist es, nach einer Software zu suchen, die die Geschäftsprozesse automatisiert. Dies führt langfristig zu optimierten Abläufen, Kostensenkungen und verbesserter Kommunikation.
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